Perché tendiamo a Procrastinare (e come smettere di farlo).

9 Cause Nascoste dietro il Fenomeno della ‘Rimandite Acuta’, e il metodo con cui ho smesso di rimandare attività e Task in maniera Definitiva.

Procrastinare = Rinviare ad un altro momento, differire, rimandare una decisione o un’azione.

Dimmi la verità: sei uno che procrastina (rimanda) spesso?

Io lo ero. Eccome se lo ero.

Ero dipendente da ‘Rimandite Acuta’ allo stato avanzato.

Poi, un bel giorno, ho deciso di smettere. Vuoi sapere perché (e soprattutto come)? Ti dico tutto qui sotto.

Ho preso questa decisione per lo stesso motivo per cui un fumatore smette di fumare, un alcolizzato di bere e un tossico di drogarsi, ovvero perché sono diventato consapevole degli effetti negativi che aveva questo comportamento nella mia vita e nella mia azienda.

Molti drogati restano drogati perché continuano a ripetersi una tanto semplice quanto letale frase:

‘Ma sì, cosa vuoi che sia? Per una volta …’.

‘Ma sì, cosa vuoi che sia? Per una volta’ è la frase che distrugge la tua produttività, in qualsiasi ambito della tua vita.

La goccia che ha fatto traboccare il mio vaso, non è stata però la mia produttività, ma quella delle persone che mi circondano e che ogni giorno mi prendono come esempio:

• Mia figlia
• I miei collaboratori
• I miei soci
• I miei clienti
• Forse anche tu

Ho immaginato lo scenario di una casa, o di un’azienda, composta di persone affette da ‘Rimandite’ … ho pensato al fatto che non avrei potuto neanche avere voce in capitolo, perché ero io il ‘paziente zero’, il portatore principale del virus, e mi sono letteralmente venuti i brividi.

Ho immaginato persone che promettono scadenze e non le mantengono, e si scusano con un sorriso, dicendo ‘Ma sì, cosa vuoi che sia… per una volta’.

Ho immaginato di essere circondato da persone inconcludenti, che lasciano a metà i loro progetti e si trovano dopo 3 anni a scoprire di non aver fatto ancora quelle cose che si erano ripromessi di fare appena possibile.

E poi ho immaginato i miei figli abituati da un padre procrastinatore, che diventano a loro volta procrastinatori e, di conseguenza, gli zimbelli della società.

Eh già, perché…

Una delle conseguenze più devastanti del procrastinare è proprio la perdita di credibilità nei confronti degli altri.

Chi rimanda spesso, gode di una cattiva reputazione e non vuole essere preso in considerazione come consulente, professionista, titolare, collaboratore o addirittura cliente.

Insomma: non lo vuole nessuno (e comunque non lo vogliono le persone altamente produttive, che poi sono quelle che valgono di più).

Alla luce di questo, ho tirato il freno a mano e ho fatto quello che faccio sempre quando voglio fare un salto di qualità in qualcosa: mi metto a studiare tutto quello che posso sull’argomento.

In questo articolo, ti sintetizzo i miei ultimi 3 anni di ricerche, le mie considerazioni e il mio metodo per smettere di rimandare, che ho chiamato: Matrice della Procrastinazione.

Vedremo insieme:

1. Il significato psicologico della Procrastinazione e come incide sulla tua produttività.
   
2. Le 9 cause psicologiche della Procrastinazione (ovvero: Perché l’essere umano tende a rimandare) e quali sono gli esperimenti che mi hanno colpito di più. 
   
3. Come eliminare alla radice ognuna di queste cause e dimenticarsi del problema della procrastinazione per sempre grazie ad un semplice metodo.

Tutto questo in un articolo.
Non per niente mi occupo di Produttività.

Prima di proseguire, vorrei farti notare quali KPI della produttività sono influenzati dalla procrastinazione.

Facciamo un ripasso veloce sui 4 KPI principali della Produttività (cioè quali sono gli indicatori che contano, quando si parla di Produttività):

1. Numero di ‘Golden Eggs’ (Uova d’oro), che rappresentano quanto valore generi in ogni ruolo che ricopri.
   
2. R.O.I.T. (Ritorno sull’Investimento di Tempo) e R.O.I.T.M.A. (Ritorno sull’Investimento di Tempo Medio Aziendale), due indicatori inventati da me, dopo aver letto il libro ‘Il Venditore di Tempo’, per definire quanto vale il tempo nella tua azienda.
   
3. Tempo libero da attività operative. Cioè quanto tempo a settimana puoi ritagliarti per attività imprenditoriali e personali.
   
4. Valore Azienda, cioè quanto vale la tua azienda senza di te.

Questi 4 KPI spiegano la definizione che ho dato alla parola “Produttività”, che non ha solo a che fare con il ‘quanto guadagni’, ma soprattutto con il ‘come guadagni’ e il ‘quanto tempo investi’.

Tornando a noi, la procrastinazione incide gravemente su due di questi KPI, e nello specifico:

1. Il tuo ROIT (Ritorno sull’investimento di tempo): => smettere di procrastinare ti permette di impiegare meno tempo per ottenere gli stessi risultati, e quindi il valore economico del tuo tempo aumenta.

2. Tempo Libero: => Eliminare tutte le attività che devi fare in più a causa della tua procrastinazione (come ad esempio: pensare a cosa dovevi fare, pianificare, tornare sui tuoi passi, riordinare, riprendere il discorso, etc.), ti fa guadagnare molto tempo.
   
   E non parlo di ‘spiccioli’, ma di diverse giornate o addirittura settimane a fine dell’anno.

Perché tendiamo a Procrastinare? Le 9 cause Psicologiche della Procrastinazione.

Wilhelm Hofmann e Roy Baumeister, agli inizi degli anni 90, hanno dato un cercapersone a 205 adulti e hanno detto loro:

“Questo dispositivo suonerà in modo casuale durante la giornata. Quando suona, annotate su un taccuino le vostre sensazioni e i vostri bisogni in quel momento”.

Hanno fatto delle scoperte molto interessanti.

Le conclusioni che hanno raccolto da questo esperimento, hanno gettato le basi per un libro rivoluzionario, scritto da Baumeister e intitolato semplicemente: ‘Forza di Volontà’.

Per farla breve, Hofmann e Baumeister hanno scoperto che l’essere umano lotta costantemente con alcuni desideri, più volte al giorno. Il desiderio è la norma, non l’eccezione.

I desideri più diffusi sono: mangiare, dormire, avere rapporti sessuali, prendersi pause dal lavoro, controllare mail e social, navigare su internet, guardare la TV/videogiochi.

In pratica durante la giornata siamo BOMBARDATI da desideri che non hanno un vero e proprio valore intrinseco, ma sembra che abbiano come unico scopo quello di portarci lontano da un’attività produttiva e farci PROCRASTINARE le attività importanti.

Bingo.

La più grande verità, scoperta da Baumeister e spiegata nel suo libro, è che abbiamo una quantità limitata di forza di volontà, che si esaurisce con l’impiego. 

Per questo molti di noi riescono ad essere più precisi e ligi al dovere nella colazione e nel pranzo, ma ‘sgarrano’ più facilmente la sera: perché durante il giorno ESAURIAMO la nostra (LIMITATA) forza di volontà.

Questo spiega la CAUSA #1 per cui tendiamo a procrastinare: vogliamo rifugiarci in attività non produttive, ma appaganti sul brevissimo periodo.

E lo facciamo non perché è un nostro bisogno fisico e reale, ma perché seguiamo un impulso, simile a quello di chi gioca d’azzardo.

Se ci pensi infatti, non c’è molta differenza tra aprire compulsivamente Facebook, Whatsapp o l’Inbox Mail per guardare se qualcuno ti ha scritto, o tirare la leva di una slot machine per vedere se escono tre campanelline d’oro.

Entrambi sono gesti compulsivi, che tendiamo a fare senza dargli troppa importanza, ma che se calcolati su un arco temporale medio-lungo hanno conseguenze considerevoli, in termini di tempo buttato e riduzione della produttività.

Qual è la soluzione? 

Secondo Hofmann, Baumeister e Belzani, il primo passo è prenderne consapevolezza. 

Diventare CONSAPEVOLE dei meccanismi psicologici ed emotivi che stanno a monte della procrastinazione è una delle armi più potenti per sbarazzarti della Rimandite.

Oltre a questo, aiuta molto definire chiaramente che cosa tendiamo a procrastinare. 

Per questo mi sono fatto questa domanda: ‘COSA tendo a procrastinare?’

Tutto? No. Altrimenti avrei procrastinato anche l’atto di procrastinare e sarei stato a posto (piccolo doppio-legame psicologico :)).

Ho scoperto che tendevo a procrastinare solo alcune attività, che avevano in comune due caratteristiche:

1. Erano attività difficili: richiedevano una curva di apprendimento lunga, o difficoltosa, o semplicemente sconosciuta per me.
   
2. Erano attività noiose: non erano più connesse direttamente ad obiettivi che mi entusiasmavano, erano ripetitive o noiose.

(Da qui è nato il metodo della Matrice della Procrastinazione che vedremo nel prossimo capitolo).

Giusto per farti qualche esempio, ti riporto alcune attività dal mio elenco:

• Sistemare i ‘lavoretti di casa’
• Scrivere articoli del blog
• Fare riunioni amministrative
• Fare analisi del sangue
• Sparecchiare la tavola dopo colazione
• Sistemare la scrivania

Fare questo elenco è stato molto utile per me, tanto utile che consiglio di farlo anche a te. Ricordati quello che ti ho detto prima: la CONSAPEVOLEZZA è una delle armi più potenti per sbarazzarti della Rimandite!

Sull’onda di questa solida convinzione, andiamo quindi ad esplorare le altre 8 cause psicologiche della procrastinazione:

CAUSA #2:  Non siamo consapevoli delle conseguenze della procrastinazione.

La frase che il procrastinatore ha in comune con il tossicodipendente è: ‘Ma si, per questa volta che differenza può fare?’ e denota la tendenza a minimizzare gli effetti di un’azione, che reiterata nel tempo porta però ad avere effetti significativi.

Non sapendo (o non fermandoci a pensare) quali effetti può avere la procrastinazione su di noi e sugli altri, la pratichiamo senza farcene un problema.

Il problema di un ’procrastinatore seriale’, in effetti, non è rimandare le attività, ma farlo senza farsene un problema.

Procrastinare non è un’abitudine indolore per noi essere umani. E’ un’attività altamente dannosa, che va a destabilizzare nel tempo molte cose, tra cui:

1. La nostra autostima personale
2. La nostra reputazione nei confronti degli altri
3. La produttività degli altri e della nostra azienda
4. La tua produttività personale

Cosa pensi di chi fa promesse e non le mantiene? 

Cosa pensi dei professionisti che ti danno una scadenza e poi non la rispettano?

Cosa pensi delle persone che rimandano sempre le cose importanti?

Autostima, reputazione e produttività. Come puoi vedere, non si parla di quisquilie: si parla di stile di vita, tempo e denaro.

C’è qualcosa che vale di più, per te?

CAUSA #3: Deresponsabilità.

Rimandiamo molte attività, perché inconsciamente crediamo che qualcun altro arrivi e provveda.

Facendo una breve autoanalisi, ho capito che questo meccanismo inconscio mi è stato passato dai miei genitori.

Come tutti quelli che hanno avuto genitori amorevoli, fino ai 17 anni non ho mai dovuto preoccuparmi di rifare il letto, sparecchiare la tavola o prenotare una visita medica.

Per me la definizione di ‘finito’ era molto viziata, per farti un esempio: finire di fare colazione per me coincideva con l’essere sazio. Lasciavo tutto com’era e me ne andavo.

Queste comodità, diventano una maledizione quando diventi autonomo.

Perché ho scoperto che, anche se le figure genitoriali spariscono dalla tua quotidianità, non sparisce l’abitudine inconscia di aspettare che qualcuno faccia le cose per te!

In analisi transazionale si parla di ‘Stato Bambino’ per identificare la stato in cui entra un adulto, quando si comporta da bambino. Questo ne è un esempio.

Se nessuno ci ha educati al reale significato di ‘finire le attività’, perché le finiva lui per noi, è arrivato il momento di educarci da soli a farlo …  altrimenti saremo sempre dei bambini che vivono nel corpo di un adulto.

Io mi fermo sempre a ragionare come considero ‘finita’ una certa attività.

Quando faccio colazione, finisco quando ho finito di mangiare? Oppure quando ho messo tutto nel lavello? Oppure in lavastoviglie? Oppure quando ho asciugato e riordinato tutto nei pensili?

La definizione di ‘finito’ influenza la nostra produttività, perché tutte le attività che lasci indietro, diventeranno attività extra che ti ritroverai da fare in massa.

Procrastinazione di attività. Deproduttività allo stato puro.

CAUSA #4: Negazionismo.

Per la serie: se non me ne occupo, non esiste.

Tendiamo a rimandare molte attività, perché questo ci dà il ‘beneficio secondario’ di non pensarci o non pensare ai possibili rischi collegati a quell’azione.

Vuoi due esempi classici di attività che il 90% degli imprenditori rimanda per negazionismo?

Guardare il bilancio e prenotare un check up medico.

Il primo ci ricorda quante tasse dobbiamo pagare, o potrebbe farci vedere una situazione meno rosea di quella che pensiamo … quindi, lo rimandiamo. Cuore non vede, occhio non duole.

Naturalmente, se non monitori i KPI e il bilancio della tua azienda costantemente, alla fine dell’anno ti arriverà un conto più salato da pagare.

Anche il negazionismo ti dà solo benefici sul brevissimo periodo, sul lungo periodo è micidiale.

Prenotare un check up dal medico potrebbe rivelarci delle brutte notizie, e quindi lo rinviamo.

Così molti fanno anche con i ‘rumorini delle macchine’: meglio rimandare che andare dal meccanico con il rischio di ricevere un salasso al posto del conto.

Si capisce, che rimandare i check up può essere molto più dannoso di un ritardare il controllo del bilancio aziendale: c’è di mezzo la salute.

La soluzione? Fai come me: pianifica tutto all’inizio dell’anno tramite una Check List e ti togli il problema.

CAUSA #5: Rimandiamo perché non ritagliamo spazi per le attività noiose.

Le attività noiose devono trovare uno spazio preciso nella nostra agenda, che io chiamo appunto: ‘Attività Noiose’ e mi occupa 1 ora a settimana.

Se come me hai una vita piuttosto frenetica, ti garantisco che dedicarti un’ora intera a settimana ad annoiarti, ha quasi un effetto rilassante.

Prima di adottare questa abitudine, mi fermavo spesso a ripensare (con un po’ di nostalgia) ai bei momenti dell’adolescenza, in cui riuscivo ancora a passare interi pomeriggi ad annoiarmi, cioè a non pensare a nulla.

Dai 22 anni in poi, non ho più avuto questo privilegio. E non l’ho avuto, fino a quando ho deciso di prendermi un’ora a settimana per fare le cose noiose, che altrimenti avrei rimandato a vita.

Oltre a questo, comunque, avere uno spazio pianificato, sempre uguale, per svolgere tutte le attività noiose (lavoretti di casa, commissioni, pagamenti, etc.), è un ottimo escamotage per smettere di rimandarle.

CAUSA #6: Perché non deleghiamo.

A forza di caricarci di cose da fare, ne abbiamo troppe e non riusciamo a farle tutte.

La delega inizia da due basi: 

1. Le Regole: definisci cosa e quando delegare
2. Il Metodo: definisci come delegare

Parliamo delle regole: cosa e quando delegare.

L’abitudine a pensare: ‘Lo faccio io, tanto ci impiego un attimo…’ porta ad accumulare tante cose da fare, ed, inevitabilmente, a rimandarne una buona parte.

Stabilire tutte le attività che DI REGOLA ti imponi di non far più tu, alleggerisce il tuo mansionario e riduce la tua procrastinazione.

Vero anche, che molte volte decidiamo di non delegare perché, non avendo un metodo, crediamo che delegare ci porti via più tempo, rispetto al fai da te.

Come dico sempre:

‘Chi fa da sè fa per tre, è un detto valido solo per chi non sa delegare’.

Andiamo avanti ….

CAUSA #7: Sopravvalutiamo il nostro futuro tempo libero.

I procrastinatori seriali hanno una convinzione, che li porta spesso a dire: ‘Questo lo faccio dopo’.

Sono eccezionalmente ottimisti riguardo il tempo libero che avranno ‘dopo’.

La triste verità, che fa annegare queste persone in una spirale viziosa di tempo perso, è che ‘dopo’ non avranno più tempo libero se continuano così …. ne avranno, al contrario, sempre di meno.

La soluzione è pensare esattamente in modalità inversa: salvaguardare sempre di più (cioè letteralmente ‘avere più riguardo’) per il tuo futuro, che per quello presente.

CAUSA #8: Variano le nostre priorità nel tempo.

In pratica, un’attività che riteniamo importante al momento della pianificazione, potrebbe non sembrarci così importante al momento dell’azione … e quindi diventa noiosa e decidiamo di non farla.

La soluzione, in questo caso, è scrivere sempre al momento della pianificazione le RAGIONI per cui è importante una certa attività, come se dovessimo convincere un’altra persona demotivata a farla.

Quando riprenderai in mano quell’attività, leggere questi appunti ti sarà utile a rifocalizzare le tue risorse e la tua motivazione.

CAUSA #9: Perché non sappiamo come e da dove partire.

Quando abbiamo a che fare con compiti difficili, lo sforzo cognitivo necessario ad affrontarli ci demotiva a fare quell’azione, spingendoci a rimandarla.

Per ‘difficile’ intendo due cose:

1) Complesso per me, un’attività che non ho mai fatto e ha molte incognite.

Nel mio caso per esempio sono i lavoretti di casa, diciamo sistemare il tubo della doccia che si è rotto..

Ho l’ambizione di essere un ‘Uomo Vero’ che ripara tutto da solo, e non chiamo mai l’idraulico per queste piccole cose, per questione di principio.

Il problema è che vorrei farli, ma non ho né l’attitudine, né le competenze per finirli. Così i piccoli guasti si accumulano e, naturalmente la scusa che riporto alla family è che non ho ancora avuto tempo.

Bullshit. Only Bullshit.

2) La seconda tipologia di attività difficile è l’attività che contiene un rischio.

Sempre prendendo me come esempio, diciamo gli esami del sangue. 

Non è un’azione così complessa fare una prenotazione, no? Però una vocina inconscia continua a ripetermi di rimandarle, perché c’è sempre il rischio che qualcosa non vada.

Non serve che riconosca quella vocina, perché agisce inconsciamente.
L’effetto che ha, è rimandare all’infinito quella cosa importante.

La soluzione a questa causa è definire il primo passo in modo chiaro e semplice, e pianificarlo SUBITO. Per ‘subito’ ti dò due opzioni:

1. la prima volta che ci pensi
2. appena finito questo articolo

Il difficile con le azioni complesse è solo iniziarle, dargli il ‘là’.

In Fisica si parla di differenza tra ‘Attrito Statico’ (cioè la forza che devi impiegare per spostare un corpo fermo) dall’ ‘Attrito Dinamico’ (cioè la forza che devi impiegare per spostare un corpo in movimento).

Passare da Attrito Statico a quello Dinamico aiuta molto ad affrontare le attività complesse, e il trucco sta tutto lì, nel fare il primo passo.

Ora che abbiamo preso consapevolezza sulle cause della procrastinazione, passiamo ad un metodo concreto che puoi adottare subito per smettere di rimandare e diventare più produttivo.

Come smettere di procrastinare: il metodo della Matrice della Procrastinazione.

La regola per smettere di procrastinare è una sola: devi aggiungere delle regole alla tua quotidianità.

Le regole includono abitudini e routine quotidiane, altrimenti campa cavallo…: non riuscirai mai a toglierti di dosso la Rimandite Acuta.

Fare cose che non stai facendo. Smettere di fare cose che stai facendo. Fare in modo diverso cose che stai già facendo.

Il Metodo della Matrice consiste in questo: l’elenco delle regole che mi sono posto per smettere di procrastinare qualsiasi attività.

Ti ho preparato un video tutorial per capire come funziona la mia Matrice, lo puoi vedere qui sotto:

=>> LINK

Sono partito dal presupposto che tendiamo a rimandare le attività noiose e quelle complesse, così ho iniziato dividendo le attività in 4 quadranti (noiose e complesse, noiose e facili, divertenti e complesse, divertenti e facili).

Poi ho messo delle regole produttive di gestione delle attività, per ognuno dei quadranti. 

Le regole che elenco nel video le puoi ovviamente personalizzare e abbellire come vuoi, il risultato sarà sempre lo stesso: meno procrastinazione e più produttività.

Bene bene, siamo alla fine di questo articolo.

Per approfondire, ecco il Video della live dove ho parlato dell’argomento: GUARDA IL VIDEO

Spero di averti aiutato a diventare più produttivo, perché ricorda che questa è la mia missione: aiutare imprenditori e professionisti a produrre più valore, lavorando di meno.

Se vuoi lasciare un commento qui sotto, mi fa solo che piacere.

Ci vediamo alla prossima.